QU'EST-CE QU'UNE FICHE PROCESS ?
C’est quoi ?
Une fiche process est un document récapitulatif et descriptif des différentes étapes permettant de réaliser efficacement une activité.
C’est un véritable guide qui donne des conseils permettant ainsi de réaliser la mission dans les règles de l’art.
Cette fiche donne tous les outils nécessaires pour répondre aux questions QQOQCCP :
- Quoi, Qui, Où, Quand, Comment, Combien, Pourquoi
Tel un mode d’emploi Ikea ou une recette de cuisine, avec une fiche process, vous aurez les clefs de la réussite !
A quoi ça sert ?
De nombreux avantages en découlent :
- La fiche process permet d’éviter les erreurs, de gagner du temps, de l’efficacité
- Une procédure bien faite est source de motivation pour ceux qui l’utilisent
Une fiche process est pertinente lorsque :
- Un collaborateur est remplacé ponctuellement ou définitivement
- La fiche process permet de transmettre les connaissances et compétences
- La fiche process est alors une véritable base pour la formation des nouveaux employés
- Les enjeux sont conséquents : l’erreur n’est pas permise sur ces tâches
- Une tâche précise est réalisée rarement
- Une action est complexe
Pour qui ?
Tous les collaborateurs de l’entreprise.
Quand ?
Les fiches process peuvent se réaliser à tout moment de l’année, se programmer afin de s’inscrire dans l’emploi du temps des collaborateurs.
Une attention particulière se fera en anticipation du départ et de l’arrivée d’un collaborateur.
Nous conseillons de réviser les fiches au fil de l’eau en fonction de l’évolution des procédures internes de l’entreprise et à minima une fois par an.

FICHES PROCESS Pourquoi choisir FMFC ?
Nous comprenons vos enjeux
- Difficultés à recruter, à attirer les talents
- Difficultés à fidéliser vos collaborateurs : Turn over élevé
- Difficultés à manager et motiver vos collaborateurs
- Difficultés à améliorer la productivité individuelle et collective
L’intérêt des fiches process
- Transmission des connaissances
Face aux turn over souvent importants, ou en anticipation des départs à la retraite, l’enjeu du partage de l’information, du partage de connaissances, est capital pour les entreprises.
L’idée des fiches process est de décloisonner l’information : L’information n’appartient plus forcément à une personne, mais à un service, à une entreprise dans sa globalité.
L’information est accessible aux personnes qui en ont besoin, facilement, et elle est actualisée régulièrement.
L’objectif est finalement de conserver le savoir-faire de l’entreprise. - Facilite l’intégration
A l’arrivée d’un nouveau collaborateur, la prise de poste, la recherche d’information est souvent difficile. Les départs précipités ont alors lieu les premiers mois suivant l’embauche, est la cause est bien souvent un manque de partage d’information, une démotivation. En mettant à disposition des nouveaux entrants des fiches process, cela facilitera grandement leur apprentissage, leur intégration au sein de l’entreprise.
Un bénéfice pour le collaborateur, l’équipe, et l’entreprise ! - Facilite le travail à distance
Lorsque les process sont partagés sur le réseau interne de l’entreprise, au bureau ou à la maison, l’information est accessible et le travail peut être réalisé avec la même qualité ! - Motivation et implication des collaborateurs
Travailler avec en support une fiche process apporte de la sérénité au collaborateur.
Cela contribue au bien-être des collaborateurs, en réduisant leur charge mentale, et leur charge de travail, dues à la recherche d’informations.
Intégré dans l’élaboration de la fiche process, le collaborateur se sent également valorisé.
Acteur de l’amélioration des processus de l’entreprise, il trouve du sens dans son travail.
Percevoir que la fiche est utilisée par ses collègues et nouveaux arrivants, il verra le bénéfice de son investissement. - Amélioration de la productivité individuelle et collective
Le temps gagné en réalisant une action avec une fiche process en support permet d’éviter les erreurs et les oublis, un bénéfice pour le collaborateur et l’entreprise.
Ce temps peut également être employé pour développer de nouveaux projets, l’entreprise performe alors !
Enfin, en établissant des fiches process, des échanges ont lieu et on assiste bien souvent à des améliorations des modes opératoires.
L’intérêt d’externaliser les fiches process
- Facilite la communication interne
Convaincre l’ensemble des collaborateurs de l’entreprise à les élaborer, à partager l’information, n’est pas chose aisée.
Avoir en support un expert dédié vous permettra d’orienter le discours afin de favoriser la participation de tous. - Facilite le suivi et la réalisation des fiches process
La réalisation des fiches nécessite du temps, de la collecte de données, de la rigueur pour structurer l’information et l’organiser dans des process dédiés.
Un suivi est ainsi à effectuer, avec des relances et des validations des fiches effectuées, en veillant à leur conformité.
Ce qu’il ne faut pas faire
Attendre la dernière minute pour former un collaborateur.
Les conséquences de l’absence de fiches process :
- Risque d’erreur et d’oubli
- Désengagement du collaborateur formateur et du nouvel arrivant
FICHES PROCESS Nos conseils :
- Impliquez vos collaborateurs dans la réalisation des fiches process
- Concevez des fiches process simples et accessibles,
- Variez les supports, écrits, tableaux, vidéos… !
L’objectif est de faciliter la compréhension et de faire respecter les procédures au mieux. - Structurez le classement des fiches process, sur votre réseau interne par exemple
- Programmez une mise à jour annuelle
- Associez les fiches process à chaque poste, cela facilitera l’intégration des nouveaux arrivants
FICHES PROCESS Comment les mettre en place ?
Nous vous accompagnons dans la réalisation de vos fiches process, de la recherche d’information à l’écriture de la fiche, en fonction de vos besoins !
Les outils et moyens employés par FMFC
- Un consultant expérimenté dédié
- Un process détaillé
- Fiche/trame support
FICHES PROCESS Notre accompagnement :
Nous pouvons vous accompagner à chaque étape du processus et pour tout ou partie de sa réalisation.
Pour aller plus loin, nous pouvons vous également vous aider dans :
- La construction d’un organigramme
- L’accompagnement à l’intégration
- La création du livret d’accueil
- L’élaboration des fiches de poste
- L’accompagnement au télétravail
- Gain de temps
- Conseils de qualité
- Facilitateur
- Conseiller
- Acteur du développement de votre société
- Professionnalisme
- Bienveillance
- Réactivité
FICHES PROCESS Notre mode de fonctionnement :
Nos tarifs :
- Transparence et flexibilité
Nous fonctionnons au temps passé / coût horaire pour chacune de nos interventions.
Nos modalités :
- Service personnalisé
Nous nous adaptons à vos besoins pour une plus grande efficacité
Nous favorisons le présentiel
Si besoin, les entretiens peuvent également se réaliser à distance